“পরিস্কার পরিচ্ছন্নতা ঈমানের অঙ্গ” বাহিরের পরিবেশ গুছানো থাকলে মন ভাল থাকে। গুছানো পরিবেশে মানুষের ব্রেইন গুছিয়ে কাজ করতে পারে। নিজের কাজের জায়গা, ডেস্ক, ফাইলগুলো পরিস্কার-পরিচ্ছন্ন এবং সাজানো-গুছানো রাখলে কাজের এফিসিয়েন্সি বৃদ্ধি পায়। প্রতিবার নামাজ পড়ার আগে পরিস্কার-পরিচ্ছন্ন রুচিসম্মত ভাল পোশাক পরার উপর গুরুত্ব দেয়া আছে ইসলাম ধর্মে। কারণ, পোশাক-পরিচ্ছদ এবং বাইরের পরিবেশের সাথে মনের সংযোগ আছে। গাছ কাটার আগে করাতে ধার দেয়া আর কাজ শুরুর আগে ডেস্ক পরিপাটি করা একই কথা। আপনার কাজের ক্ষেত্রটি হওয়া উচিত সংগঠিত ও গোছালো। কর্মস্থল হ য ব র ল থাকলে ব্রেন ঠিকমত কাজ করে না। ব্রেনেও প্যাঁচ লেগে যায়। আপনার কর্মক্ষেত্রটি কাজ আরম্ভ করার পূর্বে পুরোপুরি সাজিয়ে নিন।
আপনার কাছে কোন ক্লায়েন্ট, সহকর্মী বা বস আসলে তারা আপনার পরিপাটি ডেস্কের কারনে মুগ্ধ হতে বাধ্য। বাকীটা আপনার অন্যান্য পারফরম্যান্স এর উপর নির্ভরশীল। ব্যবস্থাপনা বিষয়ক খ্যাতিমান লেখক পিটার ডুকার দেখেছেন যে, দক্ষ ও সফল ব্যবস্থাপক ও পরিচালকদের ডেস্ক সবসময় পরিচ্ছন্ন থাকে। তারা যখন ডেস্কে কাজ করে তখন অন্য কোনকিছু থাকে না যা তাদের মনোযোগ নষ্ট করবে। তারা একটি সময়ে কেবল একটি বিষয়েই মনোনিবেশ করতে সক্ষম হয়। এজন্য তারা একাগ্রচিত্তে কাজ করতে পারে। এতে করে অল্প সময়ে তারা খুব ভালো ও উচ্চমানের কাজ করে দেখাতে সক্ষম হয়।
সব ধরনের নথিপত্র আলাদা আলাদা ফাইলে সংরক্ষণ করুন। কম্পিউটারের ফাইলগুলো ফোল্ডার, সাব-ফোল্ডার করে সাজিয়ে গুছিয়ে রাখুন যাতে প্রয়োজনের সময় তাড়াতাড়ি ফাইল খোঁজে পান। ফাইলের নামকরনে ফাইলের মধ্যে বিদ্যমান তথ্যের সাথে সামঞ্জস্য রেখে ২-৫ শব্দে ফাইলের নাম দিন। ভুলে গেলে তথ্য সম্পর্কিত যে কোন একটি শব্দ দিয়ে সার্চ দিয়ে যাতে খোঁজে বের করতে পারেন।
যেমন ধরেন, একটি ফোল্ডারের মধ্যে আপনি জামাল নামক এক ক্লায়েন্টের সব তথ্য রাখতে চান। ঐ প্রজেক্টের নাম হচ্ছে গ্রিন হাউস। প্রজেক্টটি চট্রগ্রামের আগ্রাবাদে অবস্থিত। তাহলে ফোল্ডারের নাম দিতে পারেন “green house of Jamal at Agrabad Chattogram”. আপনি যখন ৫ বছর পরে ফোল্ডারটা খোঁজে পাবেন না, তখন আপনার প্রজেক্টের নাম, ক্লায়েন্টের নাম অথবা প্রজেক্টের লোকেশন যে কোন একটা মনে পড়লেই কম্পিউটার থেকে ফোল্ডারটা বের করতে পারবেন। সংগঠিত হোন ও গুছিয়ে কাজ করুন। আপনার অফিসে যে আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু আছে তা নিশ্চিত করুন। ধরেন একটি কাজ আরম্ভ করলেন কিন্তু হাতের কাছে প্রয়োজনীয় যন্ত্রপাতি বা কাগজপত্র নেই। এটা শুধু বিরক্তিকর তা নয় কর্মদক্ষতাও কমিয়ে দেয় কয়েকগুন। থামবেন, জিনিসটি আনবেন, আবার কাজ আরম্ভ করবেন। এজন্য কাজ শুরু করার পূর্বেই দেখে নিন সব ঠিক আছে কিনা । গুছিয়ে রাখা আপনার কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি করবে।
জাপানে দেখেছি একজন টেকনিশিয়ান তার বিশেষভাবে তৈরী শার্ট-প্যান্টের বিভিন্ন পকেটে প্রয়োজনীয় যন্ত্রপাতি রেখে কাজ শুরু করে এবং যে পকেটে যে যন্ত্র রাখার কথা সে পকেটে শুধু সেটাই রাখে। এতে দেখতাম তাদের কর্মদক্ষতা অনেকগুন বৃদ্ধি পেত। তারা যন্ত্রপাতি, নাট-বোল্ট ইত্যাদি এমনভাবে সাজিয়ে-গুছিয়ে রাখে, কোন কিছু দরকার হলে মুহুর্তের মধ্যে পেয়ে যায়। আমাদের দেশে দেখবেন টেকনিশিয়ানরা যন্ত্রপাতি আর জিনিস খোঁজতে দিনের অর্ধেক সময় চলে যায়। জরিপ ও গবেষণা থেকে দেখা গেছে যখন একজন ব্যক্তির টেবিল পরিপাটি থাকে তখন সে কেবল একটি কাজের দিকে মনোযোগ দিতে পারে এবং তার কর্মদক্ষতা দুই-তিন গুণ বেড়ে যায়। আর যারা অপরিচ্ছন্ন টেবিলে কাজ করে তাদের অধিকাংশ সময়ই কেটে যায় দরকারি জিনিসপত্র খুঁজতে খুঁজতে। এ ধরনের ময়লা ও অগোছালো ডেস্ক একজনের অবচেতন মনকেও অপরিষ্কার ও অস্পষ্ট করে তোলে।